Odborné články

Co je to "outsourcing" ?

Na téma outsourcingu či dokonce přímo outsourcingu ICT bylo již popsáno mnoho stránek a zaplněno mnoho sektorů harddisků. Každý jen trochu zasvěcený zná definici tohoto termínu – „outsourcing je subdodavatelská činnost pro jinou společnost“. Známá je jistě i konkrétní podoba realizace tj. předání určité činnosti subdodavateli, který dodává danou činnost za dohodnutých podmínek, např. reakční doba, garance, dostupnost atd. Obecně označujeme tyto podmínky jako SLA (service level agreement). Je nutné si uvědomit, že čím je vyšší SLA (kratší reakční doby, delší garance atd.) tím bývá vyšší cena služby.

Outsourcing se využívá jako nástroj strategického řízení organizace, která se tak specializuje na svoji hlavní činnost (core bussines) a zbylé činnosti přenechá odborníkům.

K hlavním výhodám outsourcingu patří:

• Zákazník platí obyčejně paušály (měsíční), zbaví se tak investic a uvolní si finanční prostředky
• Zákazník nemá pro doprovodné činnosti vlastní zaměstnance a ušetří tak celou řadu výdajů spojených s personálem např. drahá školení apod.
• Dodavatel outsoucingových služeb je specialistou ve službě, kterou dodává, a muže tak lépe reagovat na novinky a být profesionálem.
• Zákazník přenáší velkou část svého rizika na dodavatele – nefunkčnost služby bývá obyčejně vysoce penalizována.
• Outsourcing umožňuje zákazníkovi jednoduché plánování provozních nákladů.

Nelze však říci, že by outsoucování činnosti bylo „všelékem“, outsourcing sebou nese i celou řadu rizik, například:

• vznik závislosti na dodavateli služby
• riziko krachu spolupráce
• riziko zneužití informací, se kterými přijde subdodavatel do kontaktu

Typickými kandidáty na outsourcing jsou služby v oblasti ICT (dnes asi nejčastěji outsourcovaná oblast, zájemcům doporučuji server http://outsourcingit.info), bezpečnostní služby, správa budov, doprava, úklid a další podobné činnosti. Ne vždy musí být outsourcing ta správná cesta. Existuje příklad velké české firmy z oblasti IT, kde si spočítali, že se jim vyplatí zařídit si vlastní truhlárnu více než kupovat nábytek. Založili pobočku, která zařídila kompletní vybavení nových kanceláří a provádí údržbu. Kromě toho má vlastní externí zakázky a přispívá k obratu i zisku celého holdingu.

Před rozhodnutím zda využít ousourcigových služeb je důležité provést kvalitní audit organizace a jejich interních procesů. Jedině tak lze získat informace pro rozhodnutí, zda vůbec a ve kterých činnostech využít outsourcing. Rozhodnutí záleží na celé řadě faktorů včetně velikosti firmy, oboru, ve kterém působí, systému řízeni atp.

Outsourcing jako moderní metoda řízení však již není výsadou komerčních firem nebo nadnárodních korporací, stále častěji se objevuje tento prvek v sektoru státní správy a samosprávy.

Samozřejmě i zde má využití této služby svoje úskalí. Je třeba věnovat velkou péči přesné definici podmínek fungování dodavatelů, ale i potřeb úřadu. Precizní stanovení SLA určuje cenu služby a je třeba dobře zvážit, jaká je nutná dostupnost serverů, aplikací, koncových PC i tiskáren, aby požadavek příliš rychlé opravy nebyl vyvážen zbytečně vysokou cenou.

Zvláště v prostředí úřadu, který nakládá s celou řadou osobních i důvěrných dat, je třeba dobře zvládnout otázku utajení a ochrany informací a to samozřejmě jak smluvně, tak i technicky. Dodavatelé, pokud to nepotřebují ke své činnosti, by vůbec neměli s důvěrnými daty přicházet do styku. Důvěrné informace mohou ve většině případů zůstat v zašifrované podobě v databázích a být dostupné pouze uživatelům, kteří znají příslušná hesla. To, že jsou informace šifrované, v principu nijak neomezuje správu technických prostředků, kde jsou uložena.

Závěrem lze říci, že nasazení tohoto moderního způsobu řízení – outsourcingu ICT - ve státní správě obecně, je poměrně pozitivním prvkem.

Autor článku je pracovníkem katedry informatiky Vysoké školy manažerské informatiky a ekonomiky v Praze.

Související odkazy